MONITORING

A.    Pengertian Monitoring menurut para ahli :

Pengertian dan definisi pengawasan telah banyak dan panjang lebar dibicarakan para ahli. Beikut pengertian monitoring ( pengawasan ) menurut para ahli :

1.      Siagian ( 1970 : 107 ) : mengemukakan bahwa “pengawasan” sebagai proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjalin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan sebelumnya.

2.      Handoko (1995:359) : mendefinisikan pengawasan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.

3.      Sarwoto (1987:93) : menjelaskan “pengawasa adalah kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekrjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki”.

4.      Soekarno K (1968:107) : mendefinisikan pengawsan sebagai “suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana”.

B.     Prinsip Monitoring

Prinsip pengawasan sangat diperlukan oleh seorang pimpinan atau manajer dalam membandingkan rencana dengan pelaksanaan adalah sebagai berikut :

a.       Prinsip perencanaan merupakan suatu standar atau alat pengukur dari pada suatu pekerjaan yang menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.

b.      Prinsip wewenang merupakan suatu kegiatan pemimpin dalam memberikan kepercayaan kepada bawahan dalam melakukan sistem pengawasan

c.       Prinsip tercapainya tujuan. Pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan dari rencana yang disusun sebelumnya.

d.      Prinsip efisiensi. Pengawasan dikatakan efisien apabila dapat menghindarkan penyimpangan dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.

e.       Prinsip tanggung jawab. Pelaksaaan pengawasan yang efektif dan efisien menurut tanggung jawab penuh dari seorang pimpinan atau manajer terhadap pelaksanaan rencana organisasi.

f.       Prinsip masa depan. Kegiatan pengawsan yang efektif dan efisien harus ditunjukkan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun pada masa yang akan datang.

g.      Prinsip pengawasan langsung. Teknik pengawsan yang paling efektif adalah mengusahakan adanya manjer bawahan yang berkualitas baik.pengawsan itu dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.

h.      Prinsip penyesuaian dengan organisasi. Pengawsan yang dilakukan hendaknya sesuai dengan struktur organisasi. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.

i.        Prinsip pengawsan individual. Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengawasan harus ditunjukkan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer.

j.        Prinsip standar. Pengawasan efektif dan efisien dalam organisasi memerlukan standar yang tepat, dan akan dipergunakan sebagai acuan atau alat ukur pelaksanaan dan tujuan yang dicapai.

    C.    Tujuan dan Fungsi Monitoring

Tujuan pengawasan adalah menjaga dan mendorong agar pelaksanaan tugas pokok organisasi dapat berjalan lancar, berguna, berhasil guna atau tetap guna. Agar fungsi pengawasan dapat berjalan secara efeltif dan efisien, maka fungsi pengawasan dapat dilaksanakan melalui kegiatan sebagai berikut :

1.      Pemeriksaan, yang dilakukan terhadap setiap satuan kerja di lingkungan organisasi atau lembaga mengenai pelaksanaan program, penataan dan pemanfaatan tenaga, uang, perlengkapan, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangam yang berlaku, secara berdaya guna, berhasil guna

2.      Pengujian dan penilaian yang dilakukan terhadap hasil yang dilaporkan terhadap hasil yang dilaporkan secara berkala atau sewaktu-waktu dari setiap bagian yang ada pada organisasi atau lembaga bidang keja di lingkungannya.

3.      Pengurusan yang dilakukan untuk meneliti mengenai kebenran laporan atau pengaduan tentang hambatan, penyimpangan atau penyalahgunaan di bidang teknik operasional dan teknik administrasi dan manajemen pada setiap Satuan Kerja di lingkungan organisasi atau lembaga.

4.      Peninjauan, yang dilakukan dengan menyaksikan langsung pada tempat pelaksanaan kegiatan untuk mendapatkan gambar menyeluruh tentang pelaksanaan program.

5.      Pengamatan dan pemantauan, yang dilakukan dengan menyaksiakan langsung pada tempat pelaksanaan kegiatan untuk menampung masalah yang timbul dalam proses pelakasanaan program berdasarkan laporan dan informasi.

6.      Kunjungan staf , yang dilakukan dengan, mendatangi langsung ketempat yang diawasi oleh anggota staf teknik atau administratif untuk mendapatkan informasi data mengenai pelaksanaan sesuatu kebijaksanaan atau ketentuan atasan, dan bila mana perlu memberikan petunjuk bagaimana cara melaksanakan kegiatan operasional.

7.      Pembinaan yang dilakukan oleh pimpinan terhadap aparatur bawahannya supaya berbuat dan melakukan tugasnya sesuai dengan petunjuk,pedoman,dan kebijaksanaan yang telah diberikan.

8.      Pengendalian yang dilakukan terhadap bawahannya supaya tidak menyimpang atau bertentangan dengan ketentuan yang berlaku dan apabila terjadi penyimpangan atau bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka diikuti dengan langkah perbaikan.

9.      Penertiban,yang dilakukan dengan tindakan administrasi atau tindakan lainnya sesuai dengan kewenangan  terhadap aparatur  yang dipimpinnya yang melakukan perbuatan dan tindakan melanggar perundang-undangan yang berlaku.

10.  Mengusahakan suatu struktur yang terorganisir dengan baik dan sederhana untuk menghilangkan salah pengertian.

11.  Mengusahakan supervisi yang kuat untuk menghilangkan jurang pemisah yang terjadi dalam keseluruan program.

12.  Mengusahakan informasi yang akurat dalam rangka pembuatan keputusan dan penilaian terhadap pelaksanaan kerja.

13.  Pencapaian hasil,yaitu hasil yang dicapai harus sesuai dengan tujuan yang telah lebih dulu ditetapkan.pelaksanaan program akan membuahkan hasil sebagaimana yang diharapkan,kalau tidak terjadi penyimpangan program.

14. Meningkatkan keterampilan kerja. Dalam monitoring berusaha mengetahui,berusaha memonitor kemampuan dan keterampilan para personil.apabila pimpinan mengetahui adanya kekurangan,maka segera mengambil inisiatif untuk mengatasinya,sehingga para personil dapat menjalankan tugasnya sebagaimana yang dituntut dalam rencana yang ditetapkan sebelumnya.

15.  Mendapatkan atau memperoleh umpan balik. Artinya pengawasan yang dilakukan dan dilaksanakan akan memperoleh pengalaman dan penemuan-penemuan yang dapat dipergunakan sebagai bahan untuk penyempurnaan kegiatan pengawasan berikutnya dalam organisasi.

D.    Jenis Monitoring

a.       Pengawasan Preventif

Usaha-usaha pengawasan yang dilakukan pimpinan terhadap pekerjaan yang dilakukan pegawai dilihat sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan, kesalahan-kesalahan atau deviasi dalam pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dilakukan dengan pengawasan preventif.

b.      Pengawasan Represif

Pengawasan yang dilakuakan pada akhir kegiatan dikenal dengan pengawasan represif. “pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan”.

c.       Pengawasan Langsung

Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mengunjungi dan melakukan pemeriksaan ditempat terjadinya pelaksanaan pekerjaan, apakah berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan pengawas dan pemimpin organisasi.

d.      Pengawasan tidak langsung

Pengawasan tidak langsung dilakukan pemimpin dengan melihat dokumen-dokumen, tanpa langsung melihat ke lapangan tempat dilaksanankannya pekerjaan.

e.       Pengawasan Formal

Pengawasan formal sebagai pengawasan resmi oleh lembaga-lemabag pengawasan maupun oleh aparat pengawasan yang mempunyai legalitas tugas dalam bidang pengawasan

f.       Pengawasan Non-formal

Pengawasan nonformal sebagai pengawasan yang dilakukan masyarakat berfungsi sebagai “social control”. Pengawasan nonformal adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat, baik langsung maupun tidak langsung.

g.      Pengawasan Administratif

Pengawasan Administratif sebagai kegiatan yang melihat pekerjaan dari ketatalaksanaan pelaksanaan program kerja organisasi atau perusahaan. Pengawasan administratif adalah pengawasan yang menilai perbuatan keseluruhan dari organisasi atau bidang-bidang bagaiannya.

h.      Pengawasan Operatif

Pengawasan operatif adalah mengukur efesiensi  perbuatan dari waktu ke waktu yang ditunjukan pada bidang-bidang yang memerlukan tindakan pembetulan dan perbaikan.

i.        Pengawasan Intern

Kegiatan yang dilakukan oleh orang yang berada dalam organisasi dikenal dengan pengawasan intern atau pengawasan maupun pimpinan orang tersebut.

j.        Pengawasan ekstren

Pengawasan ekstren atau disebut juga dengan oengawasan dari masyarakat ataupun dari pejabat pengawasan fungsional diluar organisasi. Pengawasan ekstren merupakan pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada diluar organisasi.

E.     Cara Pelaksanaan Monitoring

Cara pelaksanaan monitoring dapat dilakukan melalui dua cara yaitu secar langsung dan cara tidak langsung. Kedua cara tersebut dilakukan dengan seperangkat kegiatan monitoring yang sama yaitu kegiatan yang berkaitan dengan mengumpulkan, mencatat, mengolah informasi dan pelaksanaan.

a.      Pengamatan Langsung

pengertian pengamatan langsung adalah pengamatan yang dilakukan dengan cara mengamati langsung , dan dapat mengumpulkan secara bebas informasi yang dilakukan. Agar pengumpulan informasi dapat berjalan secara efisien ; maka diperlukan strategi pengumpulan data yaitu :

     i.        Menyiapkan instrumen pengumpulan data ; misalnya dengan menyiapkan daftar isian

    ii.        Menggali informasi pada orang-orang penting yang memegang posisi dalam pelaksaaan kegiatan tersebut. Kegiatan ini penting untuk mencetak data yang mungkin tidak dapat ditangkap didaftar isian.

  iii.        Melakukan pengamatan langsung ke lapangan dan petugas monitoring dapat mencatat informasi yang diperlukan sesuai dengan kehendaknya ( sesuai dengan tujuan monitoring ).

Cara langsung ini tentu saja ada kelebihan dan kelemahannya. Kelebihan cara ini antara lain dapat dituliskan sebagai berikut  :

      i.        Didapatkan data yang sesuai dengan yang dimaksudkan.

     ii.        Data yang dikumpulkan adalah relatif lebih akurat karena data dikumpulkan sendiri oleh petugas monitoring dan merupakan data primer.

   iii.        Dengan cara langsung ini petugas bukan saja mengumpulkan data ; tetapi juga sekaligus dapat memberikan saran-saran bila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana.

Sedangkan kelemahan cara langsung ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut :

     i.        Memerlukan biaya yang relatif besar karena bukan saja faktor jarak ( transportasi ) tetapi juga biaya untuk mengirim petugas monitoring ke lokasi.

    ii.        Memerlukan ketelitian yang ‘lebih’, sebab dengan wawancara langsung, seringkali hasilnya bias bila petugas monitoring tidak pandai-pandai menggali data yang baik dan benar.

b.      Pengamatan tidak langsung

Cara ini menghendaki petugas monitoring tidak perlu terjun langsung ke lokasi, tetapi penggalian data dilakukan dengan cara mengirim seperangkat daftar isisan unutk diisi oleh orang lain dilokasi penelitian. Seperti juga cara langsung ; maka cara tidak langsung ini juga memiliki kelebihan dan kelemahan sebagai berikut:

Kelebihan cara tidak langsung ini adalah sebagai berikut :

     i.        Relatif murah, karena petugas tidak perlu pergi ke tempat lokasi.

    ii.         Responden tidak  perlu ragu-ragu atau malu mengisi daftar isian. Juga bila terjadi kritik atau saran ; maka kritik tersebut dapat dituliskan secara bebas.

  iii.        Pelaksanaannya relatif mudah bila daftar isian tersebut dilengkapi dengan cara pengisian.

   iv.         Data yang dikumpulkan dapat sebanyak mungkin ; sesuai dengan yang dikehendaki tanpa ada tambahan biaya yang berarti.

Sedangkan kelemahan cara ini adalah :

      i.        Baik-buruknya data adalah relatif sulit dicek.

     ii.        Adanya perbedaan persepsi dalam pengisian daftar isian.

   iii.        Masalah muncul bila daftar isian jatuh pada responden yang tidak serius mengisi daftar isian. Tidak serius ini dapat karena disengaja atau tidak.

F.     Pentingnya Monitoring (Pengawasan)

Ada beberapa faktor yang menyebabkan pengawasan semakin diperlukan bagi setiap organisasi, diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Perubahan lingkungan organisasi

Dalam kenyataannya lingkungan organisasi selalu berubah sesuai dngan tuntutan organisasi dan perkembangan kebutuhan pasar. Perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menurus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan persaingan baru, ditemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru dan sebagainya.

b.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Setiap organisasi selalu mengutamakan efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan  pekerjaan untuk mencapai tujuan. Organisasi besar memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas kerja dan produksi tetap terjaga

c.       Kesalahan-kesalahan

Dalam pelaksanaan pekerjaan, memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan,baik yang dilakukan pimpinan maupun bawahan. Apabila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Akan tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan.

d.      Kebutuhan manajer mendelegasikan wewenang

Apabila manajer mendelegasikan wewenang pada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

e.       Menjamin tercapai tujuan

membandingkan dan mngevaluasi apakah rencana sesuai dengan pelaksanaan kegiatan di lapangan.

f.       Pengawasan dapat menjaga pemborosan

Kegiatan organisasi yang kurang pengontrolan, akan mengakibatkan pemborosan, karena tidak adanya monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan dan hasil pekerjaan

SUMBER:

Soekartawi. 1995. Monitoring dan Evaluasi Proyek Pendidikan. Jakarta: PT. Dunia Pustaka Jaya.

  Mukhneri. 2010. Pengawasan Pendidikan. Jakarta: BPJM PRESS.